Gerade wenn man eine Vielzahl an Kunden für ein besonderes Ereignis anschreiben möchte bietet es sich an dies mit Hilfe eines Serienbriefes zu erledigen. Ein Serienbrief spart neben einer Menge an Zeit zudem auch noch einiges an Kosten ein. Doch wie erstellt man einen Serienbrief? Ganz einfach mit Hilfe der weit verbreiteten Office-Lösung aus dem Hause Microsoft lässt sich mit den Programmen Microsoft Word und Microsoft Excel ganz kinderleicht ein eigener Serienbrief erstellen.
Microsoft Excel dient als Datenquelle für den Serienbrief
Um einen Serienbrief erstellen zu können ist zwingend eine Datenquelle erforderlich. In der Datenquelle finden sich sämtliche Angaben (Anrede, Vorname, Nachname, Adresse usw.) die zum Erstellen eines Serienbriefes erforderlich sind. Zum Erstellen einer solchen Datenquelle eignet sich Microsoft Excel hervorragend dazu. In Windeseile sind die benötigten Felder für den Serienbrief erstellt und die Daten können entsprechend in der dazugehörigen Tabelle ergänzt werden. Es können nahezu eine unbegrenzte Anzahl an Daten eingetragen werden. Ein Serienbrief an 1.000 – 2.000 verschiedene Personen stellt dabei überhaupt kein Problem dar.
Microsoft Word erstellt den Serienbrief
Ist die Datenbank in Microsoft Excel mit sämtlichen Daten gefüllt und gespeichert, geht es zum Erstellen des eigentlichen Serienbriefes. Dazu dient uns Microsoft Word. Zuerst einmal empfiehlt es sich die Seriendruck Symbolleiste einblenden zu lassen, sofern dies standardmäßig noch nicht der Fall ist. Unter Microsoft Word 2002 kann man die Seriendruck Symbolleiste im Menü unter Ansicht >> Symbolleisten >> Seriendruck aktivieren.
Als nächstes empfiehlt es sich die vorher in Microsoft Excel erstellte Datenbank mit dem aktuellen Word Dokument zu verbinden. Dazu wählt man den entsprechenden Button in der soeben aktivierten Seriendruck Symbolleiste aus und wählt als Datenbank die erstellte Excel Tabelle aus. Das aktuelle Microsoft Word Dokument ist nun mit unserer Excel Datenbank verbunden.
Mit Hilfe des in Microsoft Word integrierten Buttons lassen sich typische Serienbrief Optionen wie ein Adressblock oder eine Grußzeile mit nur einem Klick in das Word Dokument einfügen. Es müssen lediglich die entsprechenden Felder mit den Daten in der Datenbank belegt werden. Das Serienbrief Dokument verhält sich ähnlich einem herkömmlichen Word Dokument. Sie können wie gewohnt Ihren Text verfassen.
Neben dem Adressblock und der Grußzeile die automatisch von Microsoft Word erstellt werden, lassen sich über einen weiteren Button die restlichen Variablen die zuvor in der Excel Tabelle erstellt wurden in das Word Dokument einfügen. So können neben einer individuellen Anrede und Grußformel auch ganz individuelle Textbausteine in das Dokument eingefügt werden.
Abschließend kann man mit der Seriendruck Vorschau seinen Serienbrief noch einmal kontrollieren und zwischen den einzelnen Briefen vor bzw. zurückblättern.
Videoanleitung: Serienbrief erstellen
Stefan Oberhuber
Ich bin 38 Jahre jung und beschäftige mich schon seit meiner Kindheit mit dem PC und dem Internet. Anfang des Jahres 2015 habe ich mein langjähriges Hobby endlich zum Beruf gemacht. Mit meiner langjährigen Erfahrung bin ich Ihr Ansprechpartner bei sämtlichen EDV Problemen oder wenn Sie auf der Suche nach einem eigenen Internetauftritt sind.
