Grundsätzlich gibt es zwei verschieden Arten auf sein Emailpostfach zuzugreifen, zum einen über das Webmailsystem über den Browser, oder über ein externes Emailprogramm wie z. B. Outlook aus dem Hause Microsoft. Wer gelegentlich die eine oder andere Email schreibt ist mit dem Webmailsystem bereits bestens versorgt und greift über das Webmailsystem immer auf die Daten zurück die bereits beim Emailprovider gespeichert sind. Eine eigene Sicherung ist hierdurch nicht notwendig. Auch sind die Daten über jedes internetfähige System abrufbar und benötigen keinen Umzug der Daten.
Microsoft Outlook als externes Emailprogramm
Anders verhält es sich bei Benutzern die ein externes Emailprogramm verwenden. Eine Vielzahl der Anwender greift hier auf das in Microsoft Office integrierte Emailprogramm, Microsoft Outlook zurück. Hier wird unter Umständen nicht nur auf die Daten zurückgegriffen die ähnlich wie beim Webmailsystem beim Provider gespeichert sind, sondern es besteht auch die Möglichkeit die Daten lokal auf dem eigenen Computer zu speichern. Diese Daten können z.B. Termine, Adressen oder auch Emails sein.
Die in Outlook lokal gespeicherten Daten werden nicht automatisch gesichert und stehen bei einem möglichen Wechsel des Computers nicht mehr automatisch zur Verfügung. Die nachfolgende Anleitung zeigt wie man mit einfachen Schritten die nötige Sicherung der Kontakte, Termine und lokal gespeicherten Emails aus Outlook einleitet und ggf. in ein neues System integriert.
Export der Daten als .pst Datei
Outlook selbst verfügt über die Möglichkeit die gewünschten Daten problemlos zu speichern. Dies geht über die integrierte Import / Exportfunktion die sich in den erweiterten Outlook-Optionen versteckt. Die Outlook-Optionen erreicht man über den Reiter Datei –> Optionen –> Erweitert.
Hier befindet sich die Exportieren Funktion die über den gleichnamigen Button gestartet werden kann. Über die gleiche Funktion können dann im zweiten Schritt die Daten auf z.b. ein neues System wieder eingespielt werden.
Der Import / Export-Assistent unterstützt einen fortan mit der Sicherung der Daten, die in Datei exportiert werden sollen. Es empfiehlt sich eine Outlook – Datendatei (.pst) zu erstellen. Als nächstes können die einzelnen Ordner oder das gesamte Postfach ausgewählt werden welches gespeichert werden soll. Eine Vergabe eines Passwortes ist nicht zwingend erforderlich. Outlook erstellt daraufhin die vorher definierte Outlook – Datendatei (.pst). Je nach Umfang und Inhalt der Daten kann dieser Vorgang eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.
Ist der Assistent beendet kann die erstellte Outlook – Datendatei problemlos auf ein externes Speichermedium kopiert werden und die Daten sind erfolgreich gesichert.
Daten von Outlook – Datendatei (.pst) einspielen
Wie Eingangs erwähnt lassen sich die Daten einer Outlook – Datendatei mit Hilfe von Outlook selbst problemlos wieder einspielen. Hierzu ruft man die erweiterten Outlook Optionen auf. Die Outlook-Optionen erreicht man über den Reiter Datei –> Optionen –> Erweitert. Bei dem Import / Export-Assistent wählt man diesmal die Aktion: Aus anderem Programm oder Datei importieren aus.
Im Folgenden wählt man die Outlook – Datendatei und wählt die entsprechende Datei von seinem Laufwerk aus. Der Assistent sollte sofort mit der Wiederherstellung der Daten beginnen. Dies kann ähnlich wie bei der Sicherung der Daten, mehrere Minuten Zeit in Anspruch nehmen.
Outlook Datendatei lässt sich nicht importieren
Sofern der Zugriff auf die .pst Datei bei der Wiederherstellung der Daten durch Outlook verhindert wird, kann dies u.a. an einem Schreibschutz liegen. Durch das Sichern der Outlook – Datendatei gerade auf einem externen Speichermedium kann sich dieser selbstständig aktiviert haben, kann jedoch mit ein paar Mausklicks wieder deaktiviert werden.
Hierzu einfach mit der rechten Maustaste auf die Outlook – Datendatei klicken und unter Eigenschaften den Schreibschutz deaktivieren. Mit einem Klick auf Übernehmen und OK wird das Deaktivieren des Schreibschutzes gespeichert und die Datei sollte sich problemlos in Outlook importieren lassen.
